Om alle processen binnen een bedrijf zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het essentieel dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en dat het voor iedereen duidelijk is wat er van hem of haar verwacht wordt. Wanneer dit niet het geval is, is de kans groot dat projecten mislukken, kostbare tijd wordt verspild en uiteindelijk ook dat er geld verloren gaat. Dus wat is precies de functie van heldere taken en duidelijke deadlines en hoe zorg je ervoor dat dit zo optimaal mogelijk gebeurt binnen jouw bedrijf? 

Belang van duidelijke taken

Het klinkt misschien als een enorme open deur, maar toch worstelen veel bedrijven en organisaties met het probleem dat de taakverdeling onduidelijk is of dat het overzicht gemist wordt. Zeker in grotere organisaties, met veel projecten en veel betrokkenen ligt gebrek aan overzicht op de loer, met alle gevolgen van dien. Dit proces optimaliseren is eigenlijk het belangrijkste wat je moet doen op zo’n moment, al is het maar omdat rolonduidelijkheid ook weer tot gevolg kan hebben dat andere processen binnen de organisatie niet geoptimaliseerd kunnen worden. Hierbij drie tips om ervoor te zorgen dat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wat er van hem verwacht wordt, om zo bedrijfsprocessen te optimaliseren. 

Maak één iemand hoofdverantwoordelijk

Om een proces te kunnen verbeteren en zo te zorgen dat voor iedereen helder is wat hij of zij moet doen, is het verstandig om één iemand hier hoofdverantwoordelijk voor te maken. Noem het een proceseigenaar. Zijn taak is het om het proces te verbeteren, waarbij duidelijk afspraken over de taakverdeling en de te behalen deadlines een cruciale rol spelen. 

Zorg voor duidelijke evaluatiemomenten 

Een proceseigenaar moet uiteindelijk zorgen dat de taakverdeling duidelijk is en zal daarbij ook regelmatig actief navragen of dit het geval is. Dit is een belangrijke stap naar het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Door regelmatig feedback op te halen, weet je precies waar sommige processen spaak lopen en wat medewerkers nodig hebben om het soepeler te laten verlopen. 

Maak gebruik van digitale systemen voor het optimaliseren 

Zo’n proceseigenaar hoeft echt niet alleen aan de slag met het verbeteren van een bedrijfsproces en het verdelen van de taken. Hier zijn hele geavanceerde en duidelijk systemen voor, waarmee je het een bedrijfsproces direct al naar een hoger niveau tilt. Met zo'n systeem creëer je bijvoorbeeld duidelijke en geautomatiseerde workflows, waardoor iedereen precies weet op welk moment er iets van hem of haar verwacht wordt.